Onderschatting
De eerste en grootste fout die gemaakt wordt, is de onderschatting van de tijd die nodig is voor het project. Dat begint al bij de voorbereiding in de vorm van een informatieanalyse. U kent het misschien wel: in april van het jaar denken dat het mogelijk is om per 1 januari van het volgende jaar een nieuw pakket geïmplementeerd én werkend te hebben. Negen maanden zou toch genoeg moeten zijn?
Informatie-analyse
Voor de implementatie van de ERP-software is vooronderzoek en informatie-analyse nodig. Gelukkig wordt hier meestal wel voldoende aandacht aan besteed en in- of extern ook ondersteuning voor gezocht. Een gedegen analyse is de basis waarop de rest van het proces moet kunnen rusten.
Maar een analyse en de daarbij behorende rapportage mag niet in de la verdwijnen. Deze moet daadwerkelijk als basis voor het verdere proces worden gebruikt. Indien zich later problemen voordoen, kan tenminste nog worden teruggegrepen naar de uitgangspunten. Bijstellen mag, maar sla niet een geheel andere weg in dan uit de analyse naar voren kwam. Dat leidt onherroepelijk tot een teleurstellend eindresultaat, want de verwachtingen komen niet uit.
Bij zowel de informatie-analyse als de implementatie kan externe ondersteuning raadzaam zijn. Los van het feit dat er extra werkdruk op de zittende mensen ontstaat, werkt een vreemde blik vaak dwingender.
Het voordeel zit er vooral ook in dat een tijdelijke externe deskundige eerder geneigd zal zijn om de uitgangspunten van de informatie-analyse te volgen, in plaats van een nieuwe weg in te slaan op grond van bevindingen tijdens de implementatie. Eigen mensen zullen vaak de neiging hebben bij te sturen in een richting die recht doet aan de bestaande situatie in het bedrijf. Maar dit heeft ook het risico dat de bestaande problemen waarvoor een nieuw pakket de oplossing moest bieden, juist in stand blijven en dat dus nooit de gewenste eindresultaten van de informatieanalyse worden bereikt.
Een verstandig uitgangspunt zou dan ook moeten zijn dat de organisatie aangepast moet worden aan de eisen die het pakket stelt, in plaats van het pakket aan te passen aan de bestaande bedrijfsomgeving. Dit laatste leidt niet tot de gewenste verandering.
Sterker nog: het leidt vaak tot maatwerk op standaardprogrammatuur. En dit gaat gepaard met extra kosten en een veel complexer en ook kostbaarder systeembeheer en -onderhoud.
Onderschatting
Misschien nog wel belangrijker dan, of minstens net zo belangrijk als de voorbereiding is de inrichting van het pakket. Implementeren van een nieuw ERP-pakket moet zorgvuldig gebeuren. Maar net zoals bij de voorbereiding is ook hier onderschatting aan de orde van de dag. Ook hier schuilt het gevaar dat het allemaal te vlug klaar moet zijn.
Terreinen
De implementatie beslaat nogal wat terreinen. Vanuit de financiële hoek zijn er zaken als het inrichten van een rekeningschema, een balans en verlies- en winstrekening, de stamgegevens van debiteuren en crediteuren en budgetten. Maar denk ook aan het inrichten van projecten. Bij productieorganisaties dienen technische gegevens te worden geïmplementeerd. Te denken valt hierbij aan doorlooptijden, productspecificaties, recepturen e.d. Zowel voor grondstoffen als voor gereed product komen onderwerpen aan de orde als voorraden voorraadlocaties, standaardkostprijzen, vaste verrekenprijzen, afnemerskortingen, staffelprijzen e.d.
Samenhang
Een aspect dat nogal eens over het hoofd wordt gezien, is de samenhang tussen diverse onderdelen in het pakket. Want let op: u hebt te maken met een geïntegreerd systeem.
Natuurlijk is er in de standaarden al rekening gehouden met het feit dat gegevens slechts éénmaal hoeven te worden ingevoerd. Maar gegevens worden op verschillende manieren gebruikt.
Indien de afdeling verkoop de gegevens van een potentiële klant invoert ten behoeve van hun klantinformatiesysteem, betekent dit nog niet dat dit later ook een afnemer en dus debiteur wordt. Indien dit later wel het geval is, zullen aanvullende gegevens moeten worden ingevoerd (bijvoorbeeld een bankrekeningnummer, bankrelatie, BTW-nummer, kredietlimiet, etc.). Het is dan van belang alert te zijn op in welke module, en door wie de (aanvullende) gegevens worden ingevoerd.
Taakverdeling
Ook hierbij is het lastig om niet terug te vallen op de heersende bedrijfsroutine. Een heldere scheiding van functies en afbakening van verantwoordelijkheden is noodzakelijk.
De samenwerking tussen de verschillende onderdelen van het pakket en de daarmee overeenkomstige inrichting van die onderdelen dient door de deskundigen van de leverancier goed begeleid te worden. Maar naast deze pakketdeskundigen is het goed dat een andere externe deskundige vorm geeft aan een goede taakverdeling o.a. in het kader van de administratieve organisatie.
Ook hier geldt dat de organisatie beter kan worden aangepast aan het pakket, dan andersom.
Een aspect dat ook vaak onderschat wordt, is de hoeveelheid extra werk die gemoeid is met de inrichting en implementatie.
De bezetting binnen een bedrijf is gebaseerd op een 'normaal' proces. Dit gewone werk gaat wel door, en moet door de zittende mensen worden gedaan.
Een deel van het extra werk kan ingepast worden binnen de dagelijkse routine. Onder andere door wat met prioriteiten te schuiven of door gedurende die periode in zekere mate over te werken.
Tijdelijke ondersteuning
Ondersteuning door 'extra handjes' in de dagelijkse werkzaamheden, om achterstanden te voorkomen, is soms even hard nodig als het inschakelen van deskundigen die kunnen helpen bij diverse aspecten van de inrichting. De leverancier van een ERP-pakket zal met een aantal deskundigen het bedrijf ondersteunen bij de implementatie. Maar bedenk wel dat het daarbij vooral gaat om pakketdeskundigen.
Er zal voortdurend een interactie noodzakelijk zijn tussen de pakketeisen enerzijds en de specifieke bedrijfssituatie anderzijds. Hierbij is behalve die pakketdeskundigheid ook een heldere kijk nodig op de uitgangspunten die aan de pakketkeuze ten grondslag liggen. Hoofdzakelijk zal dit de informatieanalyse zijn.
Het aantrekken van tijdelijke extra ondersteuning in de vorm van interim-medewerkers, op het gebied van financiën, maar ook op andere gebieden, kan zeer aan te bevelen zijn.
Gelet op de noodzakelijke flexibiliteit, kunnen en moeten deze interim-professionals juist daar worden ingezet waar op dat moment de ondersteuning het hardst nodig is. Dit kan dus ondersteuning bij de reguliere werkzaamheden zijn, ter vervanging of ter aanvulling van de vaste medewerkers. Maar dit kan ook specifiek gericht zijn op inzet voor extra werk (bijvoorbeeld op het inrichten van delen van het nieuwe pakket).
Voordelen
Een voordeel is dat interim-professionals in principe zo veel mogelijk zullen vasthouden aan de oorspronkelijke uitgangspunten van het project. Daar waar zich problemen voordoen zullen eigen mensen sneller geneigd zijn terug te vallen op de bestaande routines. Het grote gevaar daarvan is dat de gewenste verandering niet of in beperkte mate tot stand komt. Het is meestal gemakkelijker om niet belast te zijn met historie in het bedrijf op het moment dat keuzes gemaakt moeten worden. Dan is ook beter de keuze te baseren op de uitgangspunten van het project.
Een tweede voordeel van de inzet van interim-professionals is dat zij onmiddellijk inzetbaar zijn om tijdens de implementatie, die problemen (die onvermijdelijk diverse malen optreden) snel aan te pakken en op te lossen. Dit houdt de eigen mensen vrij voor de reguliere werkzaamheden en bevordert tevens de realisatie van het gewenste eindresultaat. Want de oplossing van problemen zal altijd zo veel mogelijk in lijn met de projectuitgangspunten moeten liggen.
In het bovenstaande is een aantal malen aangegeven dat onderschatting een van de grootste valkuilen is bij het implementeren van een nieuw ERP-pakket.
Vooral de onderschatting van de tijd die nodig is voor zowel de voorbereiding als later de inrichting van pakket. Natuurlijk hoort daar ook een uitgebreid testtraject bij, dat ook zorgvuldig moet gebeuren en dus ook tijd kost.
De complexiteit van het pakket en de daarbij behorende inrichtingseisen zijn ook aspecten die in de loop van een implementatietraject voor veel problemen kunnen zorgen.
Het is onvermijdelijk dat die problemen zich gedurende het gehele traject voordoen. Zaak is om daar snel en adequaat op in te spelen met heel nadrukkelijke aandacht voor het belang van het vasthouden aan de projectuitgangspunten.
Zoals geschetst is juist op dat punt de inzet van interim professionals een zeer waardevolle en misschien wel cruciale ondersteuning voor het tot een goed einde brengen van het project.
